13 и 14 сентября 2022 г. в г. Санкт-Петербурге (Российская Федерация) состоялись совместное заседание коллегий Федерального архивного агентства Российской Федерации (Росархив) и Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь, а также встрече (семинаре) руководителей архивных служб и архивных учреждений России и Беларуси.

С белорусской стороны в мероприятиях приняли участие директор Департамента В.И.Кураш (руководитель делегации), директор государственного учреждения «Национальный архив Республики Беларусь» А.К.Демянюк, директор государственного учреждения «Национальный исторический архив Беларуси» О.Л.Воинов, директор учреждения «Белорусский государственный архив кинофотофонодокументов» А.Н.Гончар, директор учреждения «Белорусский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела» А.Е.Рыбаков, директор государственного учреждения «Белорусский научно-исследовательский центр электронной документации» Ю.Э.Прозорович, директор учреждения «Государственный архив Минской области» Ю.С.Ромашко, директор учреждения «Государственный архив Брестской области» А.Г.Карапузова, директор учреждения «Зональный государственный архив в г. Новогрудке» А.С.Забелинская, начальник Центрального архива Министерства обороны Республики Беларусь Б.Н. Горкавый.

На заседание были вынесены вопросы «Об основных направлениях и принципах информатизации в государственных учреждениях Российской Федерации и Республики Беларусь», «Об итогах выполнения Плана совместных действий Федерального архивного агентства и Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь на 2020-2022 гг.», «О проекте Плана совместных действий Федерального архивного агентства и Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь на 2023-2025 гг.».

Рабочую часть коллегии открыли заместитель руководителя Росархива С.В.Юрасов и директор Департамента В.И.Кураш. С основными докладами выступили директор Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела П.А.Кюнг и директор Белорусского научно-исследовательского центра электронной документации Ю.Э.Прозорович.

Анализ представленных докладов показал, что в области информатизации за последние годы проведена значительная работа.

В Российской Федерации принят ряд нормативных правовых актов, регламентирующих вопросы информатизации государственных архивных учреждений. Утверждены Типовые функциональные требований к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов, устанавливающие требования к взаимодействию информационных систем источников комплектования и государственных архивных учреждений, Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях, в которых зафиксирована возможность ведения учета архивных документов и справочно-поисковых средств к ним в информационных системах, установлены требования к хранению, комплектованию, учету и использованию электронных документов.

В Республике Беларусь правовая регламентация аналогичных процессов получила отражение в Инструкции о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях, Правилах работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций, Правилах работы с документами в электронном виде в государственных архивных учреждениях и др. С принятием Закона Республики Беларусь от 18 апреля 2022 г. «Об изменении Закона Республики Беларусь «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» в указанные и иные нормативные правовые акты внесены изменения, некоторые из них изложены в новой редакции.

На рассмотрении в Государственной Думе Федерального Собрания Российской Федерации в настоящее время находится законопроект «О конвертации электронных документов, создании электронных и материальных дубликатов документов, хранении электронных документов и о внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации», в котором устанавливаются требования к конвертации электронных документов, хранению электронных документов, определяются полномочия Росархива по созданию и ведению информационной системы Реестра видов документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием их сроков хранения.

Необходимость разработки указанного законопроекта обусловлена тем, что в Российской Федерации планируется принимать на хранение в архивы документы в тех форматах, в которых они были изначально созданы, а также его конвертированную в формат PDF/А версию, пригодную для использования и хранения в долгосрочной перспективе. Конвертация фактически ведет к созданию новых документов, что вызывает вопросы юридической значимости этих документов, определения прав и полномочий на осуществление конвертации и удостоверение полученных в результате конвертации электронных документов.

Нормативные правовые акты Республики Беларусь в сфере архивного дела и делопроизводства предусматривают создание электронных документов, подлежащих хранению в архивах, изначально в форматах PDF/А1 или PDF/А2, что избавляет от необходимости их последующей конвертации и решения вопроса подтверждения юридической значимости конвертированных документов. Создание копий электронных документов на бумажном носителе и электронных копий документов на бумажном носителе (аналогов российских «электронных и материальных дубликатов документов») регламентировано Законом Республики Беларусь от 28 декабря 2009 г. «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» и принятыми в его развитие нормативными правовыми актами Совета Министров Республики Беларусь и Министерства юстиции Республики Беларусь.

Развивается информационная инфраструктура архивных отраслей Российской Федерации и Республики Беларусь.

В России на федеральном уровне функционируют информационные системы:

программные комплексы «Архивный фонд» и «Фондовый каталог»;

информационная система «Центральный фондовый каталог»;

Государственный реестр уникальных документов;

База данных по местам хранения документов по личному составу;

База данных рассекреченных дел и документов.

В Правительство Российской Федерации внесен законопроект о создании государственной информационной системы удаленного использования копий архивных документов.

Также Росархивом совместно с Министерством цифрового развития Российской Федерации и его подведомственным учреждением НИИ «Восход» ведется разработка государственной информационной системы «Платформа Центра хранения электронных документов» для комплекса Государственного архива Российской Федерации в г. Обнинске Калужской области. Платформа ЦХЭД должна обеспечить процессы долгосрочного хранения архивных документов в Государственном архиве Российской Федерации (ГАРФ), а также Типовое решение «Архив» для хранения электронных архивных документов в источниках комплектования и обеспечения их передачи в ГАРФ. Предполагается, что в дальнейшем Платформа ЦХЭД будет предоставлена для использования в государственных и муниципальных архивах субъектов Российской Федерации, а также в органах государственной власти и организациях – источниках комплектования государственного или муниципального архива.

С целью создания инфраструктуры хранения электронных документов в России на федеральном уровне ведется строительство двух архивохранилищ, предназначенных, в том числе, для хранения электронных документов:

нового корпуса Российского государственного архива кинофотодокументов в г. Красногорске Московской области;

современного комплекса Государственного архива Российской Федерации в г. Обнинске Калужской области.

В ряде субъектов Российской Федерации внедрены информационно-поисковые системы удаленного доступа к справочно-поисковым средствам и электронным копиям архивных документов. Сохраняется потребность актуализации информационных систем, перевода их на современное программное обеспечение, унификации подходов к их созданию. На федеральном уровне стоит задача создания новой версии Единой автоматизированной информационной системы (ЕАИС) по учету документов Архивного фонда Российской Федерации на облачной платформе.

В Беларуси задачи по обеспечению архивного хранения документов в электронном виде реализуются посредством ИС АЭД, размещенной на республиканской платформе, с использование технологии облачных вычислений.

В Беларуси функционируют информационные системы:

АИС «Архива» и АИС «Сводная»;

ИС «Республиканский фондовый каталог»;

ИС «Система открытого доступа к документам Национального архивного фонда Республики Беларусь» (СОДД НАФ);

ИС архива электронных документов (ИС АЭД).

АИС «Архива» и АИС «Сводная» выполняют функции, аналогичные российскому программному комплексу «Архивный фонд» и «Фондовый каталог», но имеют более широкие возможности.

СОДД НАФ посредством интернет-технологий обеспечивает возможность удаленного доступа пользователей к научно-справочному аппарату государственных архивов и цифровым копиям архивных документов. В перспективе СОДД НАФ будет обеспечивать удаленный доступ пользователей к документам в электронном виде, принятых на постоянное хранение в государственные архивы посредством ИС АЭД.

Все информационные системы в Республике Беларусь носят универсальный характер и рассчитаны на применение всеми государственными архивами (республиканскими, областными, зональными).

В настоящее время ведется работа в рамках Государственной программы «Цифровое развитие Беларуси» на 2021 – 2025 гг., в рамках которой выполняются:

мероприятие 52 «Развитие АИС аудиовизуальных документов для учреждения “Белорусский государственный архив кинофотофонодокументов”», согласно которому осуществляется совершенствование автоматизированной системы, ее размещение на ресурсах республиканского центра обработки данных, закупка оборудования, разработка портала;

мероприятие 53 «Развитие и совершенствование Системы открытого доступа к документам Национального архивного фонда Республики Беларусь», целью которого является совершенствование существующей системы, ее перевод на свободно распространяемые программные средства и организацию доступа к цифровым копиям архивных документов.

В Российской Федерации и Республике Беларусь продолжаются работы по оцифровыванию научно-справочного аппарата государственных архивов и хранящихся в них архивных документов.

В России в структурированный машиночитаемый вид переведено 57,25% заголовков единиц хранения федеральных архивов, 45,51% – государственных архивов субъектов Российской Федерации, 38,3 % – муниципальных архивов. Процент оцифрованных единиц хранения составляет: по федеральным архивам – 5,41%; по государственным архивам – 2,82%; по муниципальным архивам – 2%.

В Республике Беларусь в машиночитаемый вид переведены все заголовки единиц хранения, оцифровано 57 593 единицы хранения на бумажном носителе (0,43% всех дел).

Участники заседания обратили внимание на высокую стоимость и трудозатратность процесса оцифровывания архивных документов, обсудили критерии отбора архивных документов для этих целей. Стороны согласились, что первоочередному оцифровыванию подлежат наиболее востребованные (часто используемые) документы, а также документы, имеющие наибольшую значимость для истории развития белорусского государства и общества. Предварительный анализ, проведенный российскими коллегами, показывает, что под эти критерии подпадает около 20% документов, хранящихся в федеральных архивах, 15% – хранящихся в государственных архивах субъектов Российской Федерации, 5% – в муниципальных архивах. Реализация поставленной задачи при сохранении текущих темпов оцифровывания займет около 20 лет и потребует около 3 млрд. российских рублей при том, что для оцифровывания российскими государственными архивами привлекаются сторонние организации на договорной основе.

По итогам обсуждения руководителями белорусской и российской делегаций было подписано решение совместного заседания коллегий.

По второму вопросу повестки совместного заседания коллегий с информацией выступил заместитель руководителя Росархива А.В.Юрасов. Проведенный анализ и обсуждение хода сотрудничества в рамках Плана совместных действий Росархива и Департамента на 2020-2022 гг. показали, что выполнение его пунктов осуществлено в полном объеме и на высоком качественном уровне. Из-за сложной эпидемиологической обстановки в 2020-2022 гг. невыполненным остались лишь пункты Плана, предусматривавшие проведение взаимных стажировок белорусских и российских архивистов по различной тематике.

После утверждения отчета стороны рассмотрели и согласовали План совместных действий Росархива и Департамента на 2023-2025 гг.».

В рамках встречи (семинара) руководителей архивных служб и архивных учреждений России и Беларуси были заслушаны и обсуждены доклады по теме «Деятельность региональных и местных архивов в Российской Федерации и Республике Беларуси на современном этапе». С докладами выступили: директор Ленинградского областного государственного архива в г. Выборге Ю.И.Кирпатова («Архив и Российское историческое общество – совместная работа по сохранению документального исторического наследия и формированию современного подхода к архивным проектам»), А.Г.Карапузова («Деятельность Государственного архива Брестской области в современных условиях»), председатель Архивного комитета Новгородской области М.Н. Пантелейчук («Муниципальный архив в жизни малых городов Новгородской области»), Ю.С.Ромашко («Обеспечение сохранности документов в Государственном архиве Минской области на современном этапе»), заведующий архивным отделом администрации муниципального образования Тихвинский муниципальный район  Ленинградской области С.В.Фомина («Из опыта работы Тихвинского муниципального архива Ленинградской области по подготовке исследовательских работ на основе архивных документов»), А.С.Забелинская («Зональный государственный архив в г. Новогрудке как историко-культурный центр»).

Анализ представленных докладов показал, что региональные и местные архивы выполняют широкий спектр архивных работ (услуг), играют важнейшую роль в сохранении документального наследия и популяризации истории регионов. Тесные связи с местной общественностью, научными, культурными и образовательными центрами позволяют им реализовывать различные общественно значимые проекты, среди которых первостепенное значение имеет работа с детьми и молодежью по патриотическому воспитанию, формированию исторической памяти.

Во время командировки члены белорусской делегации ознакомились с опытом работы Центрального государственного архива Санкт-Петербурга, Российского государственного исторического архива (РГИА),  Российского государственного архива Военно-Морского флота, Лаборатории обеспечения сохранности документов государственных архивных учреждений Санкт-Петербурга, а также посетили выставку  «Белорусские губернии в составе Российской империи», подготовленную РГИА при участии белорусских архивистов.