15 и 16 ноября 2016 г. в Москве состоялась ХХIII Международная научно-практическая конференция «Документация в информационном обществе: документоведение и архивоведение в современном мире». Конференция была организована Евроазиатским региональным отделением Международного совета архивов (ЕВРАЗИКА), Федеральным архивным агентством России (Росархив), Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), при участии Российского государственного гуманитарного университета (РГГУ) и Российского общества историков-архивистов (РОИА).

В работе конференции приняли участие представители Армении, Беларуси, Болгарии, Вьетнама, Германии, Казахстана, Польши, России, Словении, Франции, Швеции, Узбекистана, всего около 200 человек. С приветственным словом к участникам конференции обратились заместитель Росархива О.В.Наумов, председатель ЕВРАЗИКИ директор Национального архива Армении А.С.Вирабян, декан факультета документоведения и технотронных архивов Историко-архивного института РГГУ Г.Н.Ланской и др.

На 3 пленарных заседаниях было представлено 4 доклада и 16 выступлений. Дальнейшая работа шла в рамках тематических сессий (заседаний, круглых столов): «Современные технологии – архивам»; «Документоведение и ДОУ в информационном обществе»; «Новые информационные продукты для делопроизводства»; «Архивное дело и делопроизводство: проблемы взаимодействия»; «Современные проблемы использования архивных документов».

Всего в рамках конференции было заявлено более 70 докладов и выступлений. А.Е.Рыбаков (член оргкомитета) представил доклад «25 лет вместе: профессиональное сотрудничество научных институтов Беларуси и России в сфере документоведения и архивного дела» (пленарное заседание).

В работе конференции принял участие главный архивист Национального архива Республики Беларусь В.Д.Селеменев, который представил подготовленный совместно с Н.В.Кирилловой (координатор международного проекта «Повышение статуса спасшихся жителей сожженных белорусских деревень» Общественного объединения «Белорусский фонд мира») доклад «Электронная база архивных документов «Белорусские деревни, уничтоженные в годы Великой Отечественной войны 1941 – 1944 гг.». Также были заявлены выступления директора Государственного архива Минской области Ю.С.Ромашко («Прошлое на службе настоящего: Государственный архив Минской области в 2011 – 2016 гг.») и зав. отделом использования и публикации документов этого же архива Ю.В.Матусевич («Публикационная деятельность Государственного архива Минской обалсти»).
Обширность заявленной на конференции темы обусловила разнообразие тем представленных докладов и выступлений – от теории документа до технологических аспектов использования документов в архивах.

Директор ВНИИДАД М.В.Ларин представил аналитический доклад «Научная деятельность ВНИИДАД: к 50-летию института», в котором выделил основные этапы развития не только этого научного учреждения, но и в целом документоведения и архивоведения за указанный период. Особое внимание было уделено постсоветскому периоду, в рамках которого институтом решались основные задачи, связанные с создание нормативной правовой базы в сфере управления документацией и ее дальнейшим совершенствованием. Основные практические проблемы, которые пришлось решать ученым в это время – внедрение в практику работы с документами информационных технологий, электронного документа, международных стандартов на управление документами и иных связанных с ними стандартов в сфере управления. Среди теоретических проблем – разработка методики информационного менеджмента, определение современного понятия документа (широкая и узкая трактовки понятия документа в рамках так называемых «традиционного» и «библиотечного» документоведения).

Основные направления, результаты и перспективы научных исследований по проблемам документоведения и архивоведения в Российской Федерации (1991 – 2015) представлены в одноименном аналитическом обзоре (М., 2016), экземпляр которого передан в библиотеку БелНИИДАД.

Бывший руководитель Росархива член-корр. РАН В.П.Козлов в своем докладе «Похвальное слово архивному документу» обратил внимание на общее и особенное в понятиях «архивоведение» и «архивное дело», подчеркнув теоретический (научный) аспект первого и практический – второго. По его мнению, такое сочетание терминов в названии ВНИИДАД привело к тому, что в институте сосредоточились теоретические исследований преимущественно в сфере документоведения, в то время как теория архивоведения переместилась в историко-архивный институт (особенно в период до 1991 г.), что едва ли может быть оправдано.

Отмечая, что архивоведение развивалось вместе с развитием способов документирования (письменное, визуальное, электронное и др.) В.П.Козлов особо остановился на функции документа как исторического источника (произвольное целеполагание документирования этой функции – мемуары, дневники). Отношение к документальной памяти может быть выражено тремя позициями: все документы, хранящиеся в архивах, – содержат необъективную информацию и подлежат уничтожению, что целесообразно и с экономической точки зрения; уничтожению подлежит часть документации, которая содержит необъективную (конъюнктурную) документную информацию (например, документы КПСС); сохранению подлежит вся документация, поступившая в архивы. Данная дилемма становится особенно актуальной в эпоху трансформаций и социально-политических изменений. Главный вывод, к которому приходит автор доклада, – сохранению подлежит вся документация, поступившая в архивы. Даже если документ содержит конъюнктурную информацию, его сохранение и изучение позволяет  выявить ту общественную потребность, которая его породила, что способствует сохранению документальной памяти.

Достаточно фундаментальный доклад по теории документа был представлен заместителем директора ВНИИДАД В.Ф.Янковой «Документ как объект исследований». В докладе были рассмотрены различные определения документа с позиций традиционного и библиотечного документоведения (так называемой «документологии»), выделены признаки документа в классическом понимании, одним из основных среди которых, по мнению автора доклада, является наличие семантической (имеющей смысловое значение) информации, зафиксированной на материальном носителе.

Ряд докладов на конференции был посвящен проблемам информатизации архивов.
Заместитель директора Архива Президента Республики Казахстан К.Ш.Алимгазимов («Открытость и доступность архивного документа через возможности новых информационных технологий: е-Архив Президента РК») проинформировал коллег о ходе работ по информатизации этого архива, созданного в свое время на базе Центрального партийного архива Компартии Казахстана. Основной акцент им был сделан на решении проблем открытого доступа к оцифрованным документам архива, сформированным в архиве базам и банкам данных архивной информации.
Директор Архива Республики Словения Б.Цвелфар в выступлении «На пути к Словенскому цифровому архиву» основной акцент сделал на принятой в этой стране Стратегии развития электронного архива на 2016 – 2020 гг. Основная миссия, закрепленная в Стратегии – обеспечение экспертизы ценности документов, комплектования ими архивов, обработки и доступа к документам Национального архивного фонда в цифровой форме. Приоритетные задачи Стратегии: создание цифровых копий архивных документов, обеспечение их сохранности, доступа к ним, качества цифрового архива и др. При решении вопросов информатизации словенские архивисты опираются на требования международных стандартов (модельный стандарт ISO 14721 – OAIS, ISO 20625 по обеспечению процесса приема документов и др.). Требования международных стандартов, в частности OAIS, ориентированы на работу со всеми документами в электронном виде – как изначально созданными в виде электронных документов, так и оцифрованными копиями документов на традиционных носителях.

В настоящее время словенскими архивистами разработано программное обеспечение, включающее компьютерные файлы, базы данных и системы управления. Следующей задачей является создание хранилища цифровых документов. В процессе реализации целей информатизации в Словении подготовлен национальный стандарт по оцифровке архивных материалов, создан интернет-портал государственных архивных служб, разработаны программы обучения пользователей.

Интерес участников конференции вызвало выступление А.Петтерссон (Швеция), Управляющего документами/Руководителя объединенного архива атомных электростанций этой страны (государственных и частных). В докладе «Срок хранения – 100 000 лет» она проинформировала участников конференции о хранилище соответствующего архива, способном выдержать наступление очередного ледникового периода, разработанном шведскими архивистами Плане управления документами, включающем требования к составу создаваемых документов, срокам хранения, системам, в которых должны сохраняться документы, форматах  архивации цифровых документов (PDF/A для документов, XML для архивных метаданных). При этом, по ее словам, около 80% документации, поступающей в настоящее время в архив, создается на электронных носителях.

Заслуживает внимания информация о том, что в Швеции недавно была введена новая должность – IT-архивист, что позволило поднять уровень заработной платы архивистов, использующих в своей работе современные информационные технологии.
Соответствующий опыт возможно использовать и в Республике Беларусь. В условиях ускоряющей информатизации архивной отрасли, все более активного внедрения электронного документа и электронного документооборота в деятельность государственных органов и иных организаций, проблема комплектования государственных архивов электронными документами будет обостряться. Она потребует не только существенных финансовых затрат, но и необходимого кадрового обеспечения архивов. Дальнейшая оцифровка архивных документов, реализация целей построения системы открытого доступа к документам Национального архивного фонда, создания доверенного электронного хранилища органов государственного управления, реализация иных целей Государственной программы «Развитие цифровой экономики и информационного общества» на 2016-2020 гг. потребует от работников архивов специальных и глубоких знаний в области информационных технологий, что будет затруднительно реализовать в условиях низкого уровня оплаты труда архивистов.
Реализация данной идеи сложна, трудоемка и потребует проведения работ по внесению изменений в Общегосударственный классификатор Республики Беларусь 006-96 «Профессии рабочих и должности служащих» (ОКПД), Единый квалификационный справочник должностей служащих (ЕКСД), нормативные правовые акты, определяющие условия оплаты труда работников бюджетных организаций.

А.Ш.Бабач, ведущий архивист Университета Alma Mater Europea, член Международного института архивоведения в Триесте и Мариборе (Словения) озаглавила свое выступление «Перспективы оценки цифровых архивных документов». Она акцентировала внимание на том, что при внедрении современных информационных технологий создается впечатление, что электронные технологии дают больше возможностей для сохранности документов, нежели традиционные технологии. Создается иллюзия, что традиционные знания в сфере экспертизы ценности и обработки документов в современной информационно-технологической среде не нужны, что, однако, не соответствует истине. Электронный документ, как и документ на электронном носителе, становится архивным после проведения экспертизы ценности. До этого момента все документы в электронной среде должны быть сохранены, учтены и быть доступны. В этих целях архивистам следует разрабатывать инструкции для создателей документов.

П.Я.Завильски, директор Государственного архива в г. Лодзь (Польша) в выступлении «Веб-сайт szukajwarchiwach.pl. – польский единый электронный читальный зал» проинформировал коллег о реализации соответствующего проекта, начатого в 2009 г.  (в настоящее время используется версия 2013 г.). По его информации до конца 2017 г. все государственные архивы Польши должны внедрить у себя соответствующую информационную систему, а включенная в нее архивная информация должна быть доступна пользователям на интернет-сайте. Уровни описания включают в себя архивный фонд, опись, дело (единица хранения). Пользовательский интерфейс позволяет создавать  запросы в том числе на русском языке либо с использованием латинской транскрипции русских слов.

В настоящее время государственными архивами создан 21 млн. сканов архивных документов по 31 фонду (в 2013 г. было оцифровано только 5 млн.), к 2020 г. количество сканов в системе планируется увеличить до 50-100 млн. Программа позволяет скачивать сканы с соответствующих страниц сайта одним нажатием кнопки. В перспективе польские архивисты планируют создать информационный центр с участием пользователей, что позволит наладить обратную связь в целях возможного дополнения и уточнения представленной информации.

Как всегда нетривиальным и острым было выступление на конференции ведущего эксперта по управлению документацией ООО «Электронные офисные системы» Н.А.Храмцовской «Архивная наука в электронную эпоху: Новые проблемы и задачи». По ее мнению пришло время вернуться от термина «архивное дело» к термину «архивная наука». Это обусловлено рядом факторов: сменой социально-политического и экономического строя (раньше государство контролировало и обеспечивало сохранность архивных документов, сейчас частный сектор платит деньги, но не за сохранность, а за легальное уничтожение документов); глобализацией (необходимость учитывать международные требования); реформой государственного управления (внедрение электронного и открытого правительства на разных уровнях ставит вопросы об их документировании и ахивировании); внедрением информационных технологий в деятельность государственных органов и иных организаций (каждые 5-10 лет требуется пересматривать технологии работы с документами); многоукладностью (разные организации работают по разным технологиям: одни почти полностью перешли на электронное документирование, другие продолжают вести бумажные журналы).

Н.А.Храмцовская охарактеризовала современное русское архивное настроение следующим образом: отрасль не понимает своего места в реформируемой системе государственного управления, финансируется в недостаточной степени, с возникновением частного сектора разрушена единая система управления архивным делом и делопроизводством, сохраняются проблемы с кадровым обеспечением. С учетом изложенного, по мнению докладчика, проблемными являются вопросы сохранности документов по личному составу (основную массу запросов в архивы составляют социально-правовые и генеалогические; сокращение сроков хранения документов по личному составу снизит востребованность архивов в обществе); комплектования архивов (необходимо решить правовые вопросы приема на хранение документированной информации из баз данных, электронной почты, сайтов, социальных сетей и т.п.); заверения копий электронных документов (в России, как и в Беларуси, не решенным остается вопрос о праве архивов заверять копии электронных документов). Неоднозначным, по мнению докладчика, является и выставление архивной информации в открытый доступ, что приведет к переходу пользователей в виртуальную (удаленную) среду и снизит посещаемость архивов.

Доклад П.Пейкова, начальника отдела Управления архивных процессов в Государственном агентстве «Архивы» при Совете Министров Республики Болгария, был посвящен проблемам экспертизы ценности документов и комплектования государственных архивов. В Болгарии негосударственные организации и общественные объединения являются потенциальными источниками комплектования государственных архивов, отношения с ними строятся на договорно-правовой основе. В то же время такие организации предпочитают сотрудничать не с государственными, а частными архивами, передавая именно им на хранение образовавшиеся в их деятельности документы. Все это сужает круг организаций-источников комплектования государственных архивов. Не дало эффекта и увеличение сроков ведомственного (в настоящее время в белорусском законодательстве применяется термин «временного») хранения документов в государственных органах и государственных организациях с 5-10 до 20 лет, целью которого было повышение качества проведения экспертизы ценности документов и улучшения их сохранности. Во многом это обусловлено тем, что частные архивы предлагают лучшие условия.

В отношении электронных документов проблема комплектования государственных архивов Болгарии решается в настоящее время традиционным способом: на хранение принимаются бумажные распечатки электронных документов, заверенные подписью уполномоченного лица и печатью организации, их создавшей. Такой подход аргументируется нерешенностью вопросов долговременной сохранности электронных документов и подтверждения их юридической значимости в долгосрочной перспективе.
По окончании конференции А.Е.Рыбаков и директор Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь В.И.Адамушко приняли участие в торжественном собрании, посвященном 50-летию ВНИИДАД. Белорусские представители выступили с приветственным словом, вручили комплект научных, научно-методических и научно-практических разработок белорусских архивистов, а также награды и памятные сувениры своим российским коллегам.