25-26 ноября 2010 года в г. Москве (Россия) прошла XVII Международная научно-практическая конференция «Документация в информационном обществе: международный опыт управления документами».

Конференция была организована Федеральным архивным агентством и Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) при участии Российского государственного гуманитарного университета, Государственного университета управления, Российской Академии государственной службы при Президенте Российской Федерации и Российского общества историков-архивистов.

На конференции были рассмотрены следующие вопросы:

• формирование государственной политики информационного и документационного обеспечения управления;
• разработка нормативно-правовой базы информационного и документационного обеспечения электронного правительства;
• международные стандарты управления документами;
• реализация межведомственного электронного документооборота в рамках электронного правительства;
• электронная подпись и юридически значимый электронный документооборот;
• опыт реализации концепции электронного правительства; предоставление государственных услуг в электронном виде;
• вопросы обеспечения доступа граждан к информации органов государственной власти;
• подготовка и повышение квалификации кадров для реализации проектов информационного и документационного обеспечения электронного правительства.

В работе конференции приняли участие специалисты в области документоведения и архивного дела из федеральных органов и регионов России, а также зарубежные участники из Беларуси, Германии, Казахстана, Латвии, Польши, Словакии, Украины, Финляндии.

От Республики Беларусь в работе конференции принял участие директор БелНИИДАД А.Е.Рыбаков с докладом «Формирование системы управления документами в Республике Беларусь: проблемы внедрения положений международных стандартов в национальное законодательство и практику работы организаций с документами».

Всего на конференции с докладами и сообщениями выступили более 70 участников. 
Анализ представленных на конференции докладов показал, что проблемы управления документами в европейских странах в настоящее время приобретают все большую актуальность. С одной стороны, это обусловлено активным внедрением в практику управления электронных документов и электронных информационных систем. Это, в свою очередь, ставит задачу сохранения документированной информации в электронном виде, обеспечение ее аутентичности и юридической значимости на этапе архивного хранения и использования.

При подведении итогов конференции ее участники пришли к единому мнению о необходимости активного участия государственных архивных служб в решении вопросов управления документами. При этом должен учитываться мировой опыт управления документами, закрепленный в международных стандартах и требованиях.

В качестве общей проблемы в управлении электронными документами участники конференции отметили наличие значительного разнообразия автоматизированных систем ДОУ, не всегда совместимых между собой. Как сообщил директор ВНИИИДАД М.В.Ларин, проведенное ВНИИДАД исследование показало, что в Российской Федерации автоматизированные системы ДОУ, используемые в федеральных органах власти и управления, часто не совместимы либо плохо совместимы между собой. Это в свою очередь существенно осложняет организацию межведомственного электронного документооборота, а также работу государственных архивов по комплектованию электронными документами. Несколько лучше ситуация обстоит в Германии, в федеральных министерствах которой внедрены автоматизированные системы ДОУ всего четырех типов, соответствующих специальным требованиям, установленным архивной службой . Однако даже в этих условиях архивисты сталкиваются с проблемой совместимости систем и создаваемой в них документированной информации при приеме электронных документов на государственное хранение. 

Большинство участников конференции из разных стран отметили непригодность электронной цифровой подписи (ЭЦП) для подтверждения юридической силы электронных документов при организации их архивного хранения. Это ставит перед архивами задачу решения соответствующих вопросов иными способами. Архивистам Беларуси еще предстоит решить проблему подтверждения юридической силы архивной информации (архивных справок, копий, выписок), выдаваемой на основе хранящихся в архиве электронных документов. 

Несмотря на активно пропагандируемые коммерческими структурами возможности перевода бумажных документов в электронный вид для организации их долговременного, в том числе постоянного хранения, подобная практика признана недопустимой. Создание электронных копий бумажных документов оправдано только при формировании фонда пользования и страхового фонда. Более того, многие специалисты акцентировали внимание на том, что при наличии бумажного оригинала документа и его электронного экземпляра при приеме на архивное хранение приоритет должен отдаваться именно бумажному документу. 

Комплектование государственных архивов документами не должно зависеть от формы представления документированной информации (бумажной, электронной). Во избежание дробления фондов государственные архивы должны быть готовы к приему всей документации независимо от вида носителя информации. Создание государственных архивов, специализирующихся на приеме и постоянном хранении исключительно электронных документов, с точки зрения перспектив комплектования государственных архивов участниками конференции признано нецелесообразным.

Доклад А.Е.Рыбакова можно скачать здесь>>.

Cобственная информация